Migration SEPA les solutions Entreprise pour les retardataires

Par Patrick LOUVET (26/12/2013)

Les banques font campagne actuellement pour sensibiliser les entreprises afin que ces dernières migrent au virement / prélèvement SEPA. L’enjeu est de taille puisque plus de 30% de la gestion d’une entreprise se fait en utilisant des opérations automatisées de paiement, à l’instar des salaires ou encore le règlement des fournisseurs ou des clients. Rappelons que l’échéance est au 1er février 2014. Monsieur Patrick Louvet expert en SEPA, nous apporte ses conseils pour les entreprises qui n’auraient pas encore pris en considération la migration de leurs opérations courantes conformément aux règles SEPA. Vous trouverez ci-après un article à ce sujet assorti de conseils avisés pour les retardataires, dont une solution de migration SEPA gratuite pour l’entreprise.

Je ne reviendrai pas sur les chiffres de la migration SEPA à ce jour, d’autres s’étant épandus abondement sur le sujet .Des solutions alternatives à cette date butoir du 1er février 2014 existent et permettent à l’entreprise d’être prête à temps sans perturbation dans ses paiements.

On recense deux familles de solutions, la première permet à l’entreprise de mettre en place sans vitesse, ni précipitation préjudiciable, une offre pérenne. La seconde consiste en une mise en place d’une solution de gestion des prélèvements et virements avec ses partenaires banquiers.

Une intégration des modules SEPA « Virements et Prélèvements » dans le système informatique de l’entreprise sera, sans nulle doute, chose possible dans quelques mois. Pour se faire, les créateurs de logiciel comptable et/ou de facturation auront intégré le SEPA dans la génération de fichiers et, dans l’absolu, reste la solution vers quoi il faut tendre.

1ère Solution : L’offre bancaire d’enrichissement – une solution pérenne

Pour les prélèvements,

Le principe repose sur la gestion d’une « base mandat » localisée dans le module « Banque à distance » de votre Banque. La première fois, vous allez créer et/ou importer vos prélevés en les affectant d’une RUM (mono ou multi Rum pour vos clients).

Une fois cela fait, à chaque remise de prélèvements, vous enverrez un fichier « non pas à la banque » (car les organismes bancaires ont interdiction stricte d’accepter du format CFONB après le 1er février 2014), mais auprès d’un prestataire informatique qu’elle aura choisi et agrée. Le prestataire va enrichir le fichier de prélèvements CFONB des données du mandat et transformer le fichier au format XML conforme à la norme puis, le retransmettre au banquier teneur du compte. Bien entendu il y aura une gestion des évènements de la vie d’un mandat que l’entreprise devra répercuter dans la base avant de faire tout envoi.

À noter également que pour les entreprises qui ne souhaiteraient pas gérer leur base mandat, la même chose peut être faite en générant du XML « pauvre », c’est-à-dire sans les données du mandat. En ce cas, le prestataire « enrichira » le fichier des données de la base mandat.

Parallèlement et afin d’offrir un service complémentaire, les banques proposent ou proposeront un archivage numérique des mandats vous déchargeant, de fait, de l’obligation de conserver vos mandats en interne.

Pour les virements

La solution est relativement simple, car il n’y a pas de gestion supplémentaire, le fichier CFONB comportant toutes les données nécessaires à la transformation au format XML. Ce système sera proposé dans les jours à venir par la plupart des banques françaises, certaines étant beaucoup plus avancées que d’autres pourront vous le mettre en place rapidement.

L’enrichissement est également proposé par les grands du monde du logiciel (SAGE, etc.) ou par des intégrateurs (MATA, etc...), mais l’avantage du produit bancaire réside dans l’interaction entre les prélèvements envoyés et le retour d’impayés. Ces derniers pouvant être représentés automatiquement grâce à ce type de gestion. À noter que cette offre peut se mettre en place du jour au lendemain sans formalités autre que l’information de vos prélevés mais ça, c’est une autre affaire.

2ème Solution : L’achat d’un logiciel micro

Dans ce cas de figure deux solutions peuvent être mises en œuvre suivant les besoins de l’entreprise.

Première solution : l’achat d’un logiciel micro

Deux approches peuvent-être mises en oeuvre selon le besoin de l’entreprise. L’approche « wait and see » car votre prestataire informatique ne sera pas prêt pour vous migrer avant l’échéance du calendrier SEPA. Seconde approche, trouver une SSI qui vous proposera un logiciel micro pour faire cette transformation. S’agissant d’une solution temporaire il faut que le rapport qualité/prix soit bon. À titre d’exemple, la Société COGIMA (www.cogima.net), NEOFI Solutions (www.neofi-solutions.com avec www.readyforsepa.com) et SEPA-Convertir (www.sepa-convertir.eu ou www.etebac-sepa.fr) proposent une solution de convertisseur micro à un prix abordable.

Deuxième solution : Convertir en ligne

Deux types de site existent : les sites payants, généralement sous forme d’abonnement mensuel + un coût à l’opération convertie (www.convertisseur-sepa.fr/contact). C’est la majorité des convertisseurs que l’on trouve en ligne. Les sites gratuits comme (www.sepa-convertir.eu) qui sont très souvent nés d’initiatives personnelles visant à aider les entreprises à passer le cap du SEPA.

Si la solution idéale reste dans une optique à moyen terme, l’intégration dans vos logiciels comptables de la génération de fichiers au format XML, il existe toutefois des solutions qui peuvent encore rapidement être mises en place pour permettre à votre entreprise de passer le cap du 1er février 2014 avec sérénité et sans stress inutile.