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mercredi 7 octobre 2009

ACCOR utilise NEOFI Link comme plate-forme d'échange et d'automatisation

Témoignage de Rémi SOULARD, Responsable Back-Office et Systèmes d’Information de Trésorerie.

"Accor, groupe mondial et leader européen dans l’hôtellerie, leader mondial dans les services prépayés, est présent dans près de 100 pays avec 150 000 collaborateurs.

Le département Back-Office et Systèmes d’Information de Trésorerie devait s’équiper de moyens informatiques simples mais puissants, afin de pouvoir maîtriser tous ses processus de manière autonome et également pouvoir répondre aussi efficacement que possible aux diverses demandes de sa Direction Financière.

Nous gérons plusieurs centaines de comptes ouverts dans plus de 10 groupes bancaires, ce qui représente environ 25 000 lignes par jour au format AFB120 concernant seulement le périmètre France. Pour cela, il était devenu essentiel pour nous de mettre en place en amont un processus d’automatisation et de contrôles, permettant de piloter les chaînes de traitements sensibles, comme, entre autres la récupération des relevés de comptes et leurs redistributions (avec ou sans actions intermédiaires) vers différents systèmes financiers du Groupe. Par ailleurs la chaîne de comptabilisation qui lie notre tout nouveau TMS et notre ERP devait être également sécurisée de bout en bout sans rupture de traitement avec la traçabilité nécessaire.

Nous utilisons aujourd’hui NEOFI Link comme plate-forme d’échange sécurisée, nous permettant de respecter les contraintes d’interopérabilité entre nos différentes applications, tout en respectant les règles internes recommandées par la DSI du groupe.

Les contrôles de conformité des relevés de comptes (nombre de comptes, nombre de mouvements, comptes manquants ou nouveaux, etc.) ainsi que les alertes via la messagerie, sont entièrement gérés d’une façon automatique grâce à cette plate-forme. La chaîne de comptabilisation est entièrement prise en charge dès la génération des écritures comptables issues de notre TMS en mode SAAS jusqu’à notre ERP, sans aucune intervention manuelle. Quelque soit la chaîne mise en place, nous sommes avertis à chaque étape de traitement du statut des processus et nous pouvons, en cas d’erreur, identifier l’étape avec certitude et donc intervenir plus facilement.

Nous avons apprécié la qualité d’accompagnement de l’équipe de NEOFI Solutions, durant la mise en place de ces différents projets. Cette solution nous a permis de mettre en place de nouveaux contrôles et alertes ainsi que de nouveaux processus, et ceci de manière nettement plus efficiente que nous ne l’avions imaginée.

NEOFI Solutions nous apporte une grande satisfaction et un confort incomparable, sans compter le gain de temps, et la tranquillité d’esprit en ce qui concerne la sécurité des échanges."

www.neofi-solutions.com

mardi 22 septembre 2009

BIC/IBAN, la réalité de la mise à jour des références bancaires dans vos bases de données

par Michel Costandi, consultant chez NEOFI Solutions
(article publié dans La Lettre du Trésorier N°263 , magazine mensuel de l'Association Française des Trésoriers d'Entreprise, AFTE)
 
Avec la normalisation des paiements, le code bancaire domestique (RIB en France) ne suffit pas. Un ordre de virement SEPA nécessite un code BIC et un code IBAN. Vos référentiels doivent donc être mis à jour. Comment convertir vos références nationales en codes ISO internationaux ? Vos nouvelles références doivent être pré-validées sous peine de voir vos ordres rejetés et surfacturés par vos banques pour références invalides.
 
L'entrée en vigueur de la norme SEPA (Single Euro Payment Area) impose, pour tout paiement dans la zone SEPA, l'utilisation du code BIC (Bank Identifier Code) et du code IBAN (International Bank Account Number) en lieu et place du traditionnel RIB (Relevé d'Identité Bancaire) ou BBAN (Basic Bank Account Number), le RIB étant le BBAN de la France. Premier type de paiement concerné, le virement ou SEPA Credit Transfer (SCT).
Vous avez installé les dernières versions de tous vos progiciels pour bénéficier de ces nouveaux champs ou vous avez opté pour une migration en douceur en intercalant au sein de vos applications non compatibles un référentiel BIC-IBAN et un convertisseur de formats. Vous voilà donc avec des champs BIC et IBAN tout neufs pour tous vos fournisseurs et vos salariés. Il ne vous reste plus qu'à les renseigner. Vous aviez bien commencé à exiger ou à recevoir de vos nouveaux partenaires quelques codes et les avez saisis dans les champs adéquats s'ils étaitent présents, dans un champ remarque ou une feuille de calcul s'ils n'existaient pas encore. Mais le gros des références reste en BBAN.
Bien entendu, vous pouvez contacter chaque partenaire bénéficiaire en lui demandant de vous fournir ses références bancaires complètes puis les saisir. C'est sans aucun doute la source la plus fiable.
 
Conversion de masse
Vous pouvez également procéder à la conversion en masse des codes nationaux en codes internationaux. Deux solutions pour ce faire : faire l'acquisition auprès de SWIFT du référentiel BIC Plus IBAN Directory ou recourir à un service de conversion en ligne. Plusieurs banques et prestataires proposent ce type de service. le principe est simple : vous constituez un fichier contenant les BBAN à convertir, que vous transférez au prestataire. celui-ci le traite dans un délai plus ou moins bref et vous met à disposition un fichier complété avec les codes BIC et IBAN correspondant à chaque BBAN. Il ne reste plus qu'à importer ces codes dans vos référentiels. La déduction du BIC présente un inconvénient majeur. Le BIC identifie l'établissement bancaire (banque et agence). Certains établissements cependant n'ont pas de code BIC propre. Ils passent par le BIC de banques intermédiaires dits BIC de routage. D'autre part, le code BIC peut être plus ou moins précis. Il existe des codes BIC à 8 ou 11 caractères. Le code agence ou guichet n'est présent que dans les codes à 11 caractères. La conversion automatique d'un BBAN ou IBAN en BIC à 11 caractères n'est pas toujours possible.
 
Identifier le pays des comptes étrangers
Si vos référentiels comportent des comptes dans des établissements situés hors de France, assurez-vous que le service proposé gère correctement les BIC et IBAN de chacun de vos pays. Dans ce cas, le fichier à soumettre au service de conversion devra comporter le pays en plus des différents éléments du BBAN. Vous avez bien dans votre base le pays du fournisseur mais pas forcément celui de l'établissement teneur de son compte, ou peut-être avez-vous ce champ mais son contenu n'est pas fiable car pas toujours saisi ou quelquefois saisi avec la même valeur que le pays du fournisseur.
or le service de conversion exige le pays afin de pouvoir convertir le BBAN selon les règles du pays. Sans indication de pays, la référence est ignorée et les codes BIC et IBAN correspondants ne seront pas délivrés.

 
Valider les références disponibles
Dans certains cas vous avez un code IBAN mais pas le code BIC correspondant. Dans d'autres, tout semble correct mais une faute de frappe a omis un caractère ou, pire, a remplacé un chiffre par un autre. Un processus efficace de migration doit prendre en compte toutes les informations utiles disponibles au sein de votre système d'information, fussent-elles dans des applications différentes. Ces informations pourront alors être confrontées aux normes et formats de chaque pays afin d'être automatiquement pré-validées, corrigées, complétées, voire même déduites avant d'être soumises aux services de conversion et de validation. Les BBAN de pays inconnu pourront même être devinés grâce à une analyse heuristique, rendant leur conversion possible.
Une fois les BIC et IBAN obtenus et validés, ils pourront être remontés pour mettre à jour les différents référentiels de vos applications.
 
Organiser la collecte
Bien-sûr, une partie des références n'auront pas pu êtres converties car absentes ou incomplètes. Le workflow d'enrichissement peut encore vous aider en automatisant l'envoi de formulaires par email. vos partenaires seront invités à saisir ou rectifier leurs références bancaires et à retourner le formulaire. Les formulaires retournés sont repris en charge par le workflow qui soumettra les références saisies au processus de validation et de mise à jour des référentiels. Cette collecte peut être organisée à travers un portail dédié mis à la disposition des partenaires.

 
Se maintenir à jour
Même avec des références à jour vous n'êtes pas définitivement à l'abri de rejets pour références invalides. Vos bénéficiaires modifient leurs domiciliations. Ils ne pensent pas toujours à vous en prévenir immédiatement, ce qui va occasionner des rejets. Plus grave, les établissements bancaires peuvent changer de codes BIC à l'occasion de restructurations ou de fusions. Les codes BIC de toutes les agences BNP et Paribas ont changé suite à la fusion BNP-Paribas. Votre référentiel se doit de suivre ces mouvements. Il est donc indispensable que le processus de validation de votre référentiel soit itératif.
 
Un projet à ne pas sous-estimer
La « BIC-IBANisation » de vos référentiels n'est donc pas simplement l'affaire d'une moulinette, ni une solution standard que vous trouverez dans le commerce. Il s'agit véritablement d'un projet métier à initier au plus tôt et à intégrer durablement à votre système d'information, en étroite liaison avec vos solutions de comptabilité, de gestion de trésorerie et de télécommunication bancaire. Il en va du coût récurrent de vos transferts de fonds.



 

dimanche 28 juin 2009

Le SEPA en questions - Interview de Sothon HUA

Interview de Sothon HUA, président de NEOFI Solutions par la rédaction de CFO-News (28 juin 2009)

Lire l'interview sur CFO-News : Le SEPA en questions - Sothon HUA

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